Administrasi Dana Kas Keci

Administrasi Dana Kas Keci

 

 Definisi  dan Karakteristik Kas Kecil (Petty Cash)

Kas kecil adalah sejumlah uang tunai yang disediakan perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak terlalu besar dan bersifat rutin. Kas Kecil juga merupakan kegiatan pencatatan pemasukan dan pengeluaran keuangan yang dipergunakan atasan atau unit atasan untuk keperluan yang belum terencana oleh sekretaris.

2.Karakteristik Kas kecil

a. Jumlahnya dibatasi sehingga tidak melebihi atau tidak kurang dari jumlah yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan.

b.Digunakan untuk mendanai taransaksi kecil yang bersifat rutin setiap hari.

c.Disimpan ditempat khusus,misalnya dikotak kecil yang biasa disebut petty cash box atau didalam sebuah amplop.

d.Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan ditingkatan pemula(Junior cashier)

                                                            

Mengelola Kas Kecil

1.     Menyiapkan pengelolaan administrasi dana kas kecil.
2.     Mengidentifikasi mutasi dana kas kecil.
3.     Mencatat mutasi dana kas kecil ke buku kasir.
4.     Menyusun laporan mutasi dana kas kecil.
5.     Menyusun Rekonsiliasi Kas Kecil.

Perlengkapan Administrasi Dana kas Kecil

A.    Buku jurnal pengeluaran kas.

B.     Buku jurnal kas kecil.

C.     Formulir surat permintaan pengisian dana kas kecil.

D.    Formulir permintaan pengeluaran dana kas kecil.

E.     Formulir bukti pengeluaran dana kas kecil.

F.      Formulir laporan penggunaan dana kas kecil.

G.    Alat-alat tulis kantor seperti kertas, pensil, pena, penghapus, dan penggaris.

H.  Alat-alat hitung manual dan elektrik

 Peralatan/Dokumen yang dibutuhkan

1.      Jenis Perlatan/Dokumen yang dibutuhkan

A.    Bukti Kas Keluar (BKK)

B.     Cek (Cheque)

C.     Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

D.    Bukti Pengeluaran Kas Kecil

E.     Permintaan Pengisian Kembali kas kecil

2.      Catatan Akuntansi yang digunakan

A.    Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Payment Journal)

B.     Registrasi Cek (Check Register)

C.     Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil ( petty cash book)

 Fungsi – Fungsi yang Terkait dengan Kas Kecil

1.     Fungsi kas
2.     Fungsi Akuntansi 
3.     Fungsi Pemegang dana Kas Kecil 
4.     Fungsi Yang memerlukan pembayaran tunai 
5.     Fungsi pemeriksa intern

 

 Prosedur pembentukan dana kas kecil
    Prosedur pembentukan dana kas kecil adalah tata urutan, proses atau mekanisme dari pembentukan dana kas kecil.
Prosedur pembentukan dana kas kecil :

1.    Pihak yang berwenang,  yaitu pimpinan perusahaan atau manajer keuangan mengeluarkan surat keputusan (SK) untuk memberi otorisasi bahwa ada sejumlah dana yang akan disisihkan ke dalam kas kecil dan tujuan pembentukan dana tersebut. Dengan adanya surat keputusan (SK) tersebut, bagian keuangan membuat bukti kas keluar sebanyak tiga lembar. Lembar ke-1 dan ke-3 diserahkan ke bendahara atau kasir, lembar ke-2 diarsipkan.
2.     Dengan adanya surat keputusan (SK) dan bukti surat keluar tersebut, bendahara atau kasir mengisi cek dan harus ditandatangani pihak yang berwenang sebagai otorisasi, yaitu pimpinan atau manajer. Cek beserta bukti kas keluar lembar ke-3  dan surat keputusan (SK) pembentukan kas kecil kemudian diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
3.    Pemegang kas kecil mencairkan cek ke bank dan menyimpan uang tersebut dalam peti uang (cash box), dan mengarsipkan dokumen berurutan menurut nomor.

 Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil
        1. Pemakai dana kas kecil membuat permintaan pengeluran kas kecil (PPKK) rangkap 2 dan dikirim   kepada pemegang dana kas kecil.

2.                  Berdasarkan PPKK 2 rangkap tersebut,pemegang dana kas kecil menyerahkan uang kepada peminta,kemudian PPKK rangkap pertama dikirim kembali kepada pemakai dana kas kecil bersama dengan penyerahan uangtunai dan PPKK rangkap kedua diarsipkan sementara menurut abjad.

3.                  PPKK lembar pertama diarsipkan sementara menurut nomor kemudian pemakai dana kas kecil mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung dan membuat bukti pengeluaran  kas kecil (BPKKP,selanjutnya PPKK rangkap pertama yang sudah diarsipkan sementara bersama dokumen pendukun g (DP) dan BKK dikirim kepada pemegang dana kas kecil.pemegang dana kas kecil memeriksa pertanggung jawaban pemakaian dana kas kecil berdasarkan DP,PPKK 2rangkap dan DP yang sudah diarsipkan tadi diambil kembali kemudian BPKK,PPKK rangkap pertama dan DP diarsipkan sementara menurut nomor sampai dengan saat pengisian kembali kas kecil sementara PPKK rangkap kedua dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dibubuhi cap lunas dan diarsipkan secara permanen menurut nomor.

 Prosedur pengisian Kembali Dana kas kecil.

  Dalam pengajuan pengisian kembali kas kecil ini melibatkan beberapa fungsi, antara lain:

1.       Fungsi Pemegang dana Kas Kecil

Pemegang dana kas kecil terkait dengan pengajuan dana kas kecil melakukan beberapa tugas atau fungsi :

1.       Membuat permintaan pengisian kembali kas kecil (PP3K)
2.       Menyerahkan PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan Dokumen Pendukung (DP) kepada bagian Utang
3.       Menerima bukti kas keluar (BKK) lembar 3 dan Cek dari bagian utang
4.       Menguangkan Cek ke bank
5.       Menyimpan uang tunai
6.       Mengarsipkan BKK lembar ke 3

2.       Fungsi Bagian Utang

Bagian utang memiliki beberapa kegiatan yang harus dilakukan terkait pengisian kembali kas kecil, antara lain:

1.       Menerima PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan DP dari pemegang kas kecil.
2.       Membuat bukti kas keluar (BKK) 3 lembar.
3.       Berdasarkan BKK lembar 1 diserahkan diisi register BKK
4.       BKK lembar 2 dan PP3K lembar 1 diserahkan ke bagian kartu biaya (jika ada)
5.       BKK lembar 1 dan 3, PP3K lembar 2, BPKK dan DP diserahkan ke bagian Kasa
6.     Menerima cek, BKK1, PP3K lembar 2, BPKK dan Dp dari kasa setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK
7.       Mengisi register BKK berdasarkan PP3K1
8.       Menyerahkan PP3K1 dan 2, BPKK dan dokumen pendukung kepada bagian jurnal

3.       Bagian Kasir

Kegiatan yang dilakukan bagian kasir terkait pengisian kembali kas kecil antara lain:

1.       Menerima BKK 1 dan 2, PP3K 2, BPKK dan DP dari bagian utang.
2.       Mengisi cek dan meminta tanda tangan atas cek kepada direktur keuangan.
3.       Menyerahkan cek dan BKK3 kepada pemegang dana kas kecil.
4.      Menyerahkan BKK1, PP3K2, BPKK dan DP kepada bagian utang setelah membubuhkan tanda cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK.

4.       Bagian Jurnal/Akuntansi

Bagian jurnal melakukkan tugas sebagai berikut:

1.       Menerima BKK1, PP3K, BPKK dan DP dari bagian utang
2.       Mengisi Register cek dari BKK1
3.       Mengarsipkan BKK1, PP3K, BPKK dan DP menurut nomor urut.

 Metode Pencatatan Dana Kas Kecil

Dalam Pengelolaan dana kas kecil,terdapat dua metode pecatatan kas kecil yang dapat digunakan metode yang biasa digunakan yaitu imprest fund system dan fluctuating fund system.

1.      Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)

Adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil dimana jumlah kas kecil  selalu tetap dari waktu ke waktu, karena pengisian kembali kas kecil akan sama dengan jumlah yang telah dikeluarkan.

Kegiatan operasinya dana kas kecil dengan menggunakan imprest fund yaitu :

1.      Pembentukan Kas
2.      Penggunaan Kas
3.      Pengisian kembali kas kecil

 Ciri-ciri sistem dana tetap ( Imprest Fund System)

•  Pengelolaan kas kecil meminta penggantian kepada kas umum dengan menyerahkan bukti-bukti pengeluaran yang telah dilakukan.

•   Penggantian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang jumlahnya sama dengan dana kas kecil yang sudah dikeluarkan.

•     Pada saat dilakukan penggantian dana kas kecil, maka bukti-bukti pengeluaran dicatat dalam jurnal pengeluaran kas oleh pemegang kas umum.

c.       Keuntungan Sistem Dana Tetap

•   Menghemat waktu bagi kasir kas kecil karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil.

•   Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.

d.      Ketentuan di dalam Sistem Dana Tetap

•    Kas kecil disediakan untuk keperluan pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis bila dilakukan dengan cek.

•   Dana yang ditentukan dalam kas kecil harus ditetapkan melalui keputusan manajemen dan tidak boleh melebihi ketentuan tersebut.

Debet	Tanggal	Uraian	Bukti	Kradit	Pos pengeluaran
					ATK	Transportasi	Rapat

2.      Sistem Dana Tidak Tetap (Fluctuating Fund System)

a.      

Adalah suatu metode pencatatan dan pengendalian kas kecil, dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah sesuai dengan pengeluaran, penerimaan dan penambahan kas kecil. Pada sistem ini, pengelola kas kecil melakukan pencatatan pada buku kas kecil untuk setiap pengeluaran maupun penambahan dana kas kecil yang akan dijadikan dasar untuk diposting ke perkiraan-perkiraan buku besar.

b.      Ciri-Ciri Pengelolaan Sistem Dana Tidak Tetap

•   Pembentukkan dan pengisian kembali dana kas kecil dicatat di debit dalam akun kas kecil. 

•  Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit akun-akun yang terkait dengan penggunaan dan kredit akun kas kecil .

c.       Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana .

Tanggal	Bukti	Uraian	Debet	Kredit	Saldo